Het scheelt geld als je de documenten-pakketten up-to-date hebt

Het ‘rood-blauw verwerken’ of aanpassingen documenteren wordt vaak vergeten. Men komt er niet aan toe en het heeft geen prioriteit, want de storing is opgelost of de installatie verbeterd. Zolang er geen nood aan de man is belanden deze documenten niet in het documenten-pakket maar in een laatje of blijven in iemands geheugen.

Dat kost geld.

Als de monteur weg is en enkele weken later begeeft de installatie het weer, dan weet de volgende monteur niet waar het eerder misging. Resultaat: langer zoekwerk en een installatie die onnodig lang stilstaat. Hoe kan het beter?

Waarom wordt het niet bijgehouden?

Vaak treffen we bij installaties tekeningenpakketten aan die niet de werkelijke staat van de installatie weergeven. Soms zelfs bij relatief nieuwe installaties maar zeker bij oudere installaties. Het pakket is niet ‘as built’ bijgehouden en dat terwijl een goed tekeningenpakket wettelijk verplicht is en een veiligheid ‘ding’, kan een goed pakket veel tijd en dus geld schelen bij het zoeken naar een storing.

De wijzigingen ten opzichte van het ontwerp tijdens de bouw, als gevolg van een storing of bij onderhoud zijn niet verwerkt in de documentatie van de installatie. Het ‘blijft liggen’ en daar ligt ook een probleem. Want nadat het project boekhoudkundig afgesloten is kunnen er geen kosten meer op geboekt worden en als de ‘as built’ op dat moment nog niet verwerkt is, is het te laat en het budget al op. Andere budgetten zijn dan vaak niet beschikbaar en het doorvoeren van de wijziging wordt vergeten.

Wil je het goed doen?

Maak eerst de tekeningen voordat je gaat uitvoeren. Dat kan als het geplande wijzigingen betreft en tijdens de bouw. Eerst denken, dan doen. In het geval van een storing is eerst tekenen niet altijd een optie. Wijzigen is dan niet nodig maar dient er gerepareerd te worden. Wordt er tijdens het oplossen van de storing toch gewijzigd? Dan moet er de procedure en discipline zijn dat deze wijziging achteraf door engineering getoetst en verwerkt wordt op tekening. Doe je dit iedere keer, dan blijft het op orde, vergelijk het met het doen van de financiële administratie.

Wettelijke verplichting dat je een up-to-date pakket hebt

Daarnaast is het een verplichting volgens het Arbo-besluit, art. 3.4, lid 3 en beschreven in norm NEN 1010 (art. 514.5) om je documenten op orde te hebben, maar bovenal is het een verplichting aan jezelf, je organisatie en de veiligheid van je werknemers.

Hoe zorg je ervoor dat je documenten op orde blijven?

Vraag de monteur om een ‘rood-blauw’ pakket te maken en af te leveren bij de juiste afdeling. Dat betekent dat hij op de tekeningen van het betreffende installatiedeel met kleur opmerkt wat er wijzigt (rood eruit, blauw erin en eventueel met groen voor opmerkingen). Dit verwerk je vervolgens zelf op revisie tekeningen of je stuurt het naar een partij die dit voor je doet. Wat jij prettig vindt.

Bijhouden is het halve werk

Het levert geld op als je dit goed doet. In het geval van een storing heb je veel kortere stilstand tijd en het is veiliger. Wat wij regelmatig tegenkomen als we bijvoorbeeld iets in een besturingskast willen wijzigen en wij vragen naar de documentatie bij een onderhoudsafdeling dan ligt er, in het beste geval, ergens een kladje met aantekeningen in een la. In het slechtste geval zitten de wijzingen in het hoofd van de uitvoerend technicus. Tevens worden we vaak doorverwezen naar een collega die ‘weet hoe het zit’. Maar de bijgewerkte tekeningen zijn er niet.

Wij weten natuurlijk hoe zaken in de praktijk gaan en ondanks het feit dat bijhouden wettelijk is voorgeschreven, wordt het door niemand bewaakt. Struikelblok is dat je hier pas over valt als het te laat is.

Heb je geen zin om dit zelf bij te houden?

Bömer Engineering Services kan het ‘as built’ bijhouden en uitvoeren. Als na iedere klus/storing/wijziging het rood-blauw pakket wordt gescand en opgestuurd verwerken wij het door het hele pakket binnen enkele dagen. Zodat er altijd een up-to-date documenten-pakket beschikbaar is. Bel voor vragen of een afspraak met 055-5216077 of vul het contactformulier in.