Acht tips om projectmanagement rondom installaties te verbeteren

Als je googelt op wat er bij projectmanagement allemaal fout kan gaan, dan begin je er al niet eens aan. Maar zo zitten we natuurlijk niet in elkaar. Feit is wel dat bepaalde factoren een project kunnen maken en breken. Vooral omdat bij een juiste toepassing ook andere factoren automatisch de juiste kant op laten vallen. En omgekeerd. Dat geldt dus ook voor projecten op het gebied van engineering en installaties.

‘Hefboomfactoren’

We hebben een aantal van die ‘hefboomfactoren’ voor je op een rijtje gezet en vertaald in concrete tips bij het opzetten en uitvoeren van projecten:

1. De snelste en goedkoopste manier om een project te doen is ‘in één keer goed’. Dat lijkt een inkopper, maar blijkt in de praktijk erg lastig. Maar al te vaak schiet iedereen meteen uit de startblokken, inclusief projectleden die eigenlijk pas in een later stadium actief moeten worden. Tijd is immers geld, dus is er geen tijd te verliezen. De kans is dan groot dat er belangrijke stappen worden overgeslagen, wat in een later stadium juist een veel forsere rekening en nog een scala aan andere problemen oplevert.
   
   Eerst denken, dan doen    
   Dat je als opdrachtgever tijdens de ‘denkfase’ niet zoveel ziet gebeuren, kan ongemakkelijk voelen en onrustig maken. Maar het is juist een goed teken. Er worden namelijk als het goed is uitgangspunten geformuleerd en antwoorden gegeven op de vragen wat, hoe, wie en eventueel waar. Door eerst te denken en dan pas te doen, kom je uiteindelijk op het juiste punt uit met bovendien minder resources, omdat er minder projectmiddelen worden verspild.
   
   
2. Als je, bijvoorbeeld door eerder genoemde tijdsdruk, belangrijke beheersstappen overslaat, ontstaat het risico dat je gaandeweg dingen gaat ontwikkelen die oorspronkelijk niet bedoeld waren. En die dus niet tot de uitgangspunten behoorden. Iets wat bekend staat als ‘scope creep’. Met een vorm van scope management volg, beheer en bewaak je juist de voortgang van een project, inclusief documentatie, het voorkomen van scope uitbreiding, het volgen van het werk tijdens elke fase en het afkeuren/goedkeuren van eventuele wijzigingen onderweg.
   
   
3. Op basis van de zorgvuldig geformuleerde uitgangspunten volgt de basic engineering. Je legt in concept vast wat er moet komen in termen van capaciteit, omvang en lay-out van de installatie. Maak ook een realistische planning, inclusief het kritieke pad, en sein potentiële leveranciers van items met een lange levertijd alvast in dat er prijsaanvragen komen. Op die manier kunnen leveranciers en installateurs alvast tijd voor calculatie inplannen.
   
   
4. Stel voor installateurs en leveranciers van producten/onderdelen met eenlange levertijd aparte bestekaanvragen en een planning op voor in elk geval de prijsbepalende items (hoeveelheden, te gebruiken materialen).
   
   
5. Neem standaard een lijst met voorkeursmaterialen op in bestekken. Benoem die materialen zo concreet mogelijk en laat het, met het oog op onder andere vergelijkbaarheid, liever niet over aan leveranciers.
   
   
6. Voeg aan aanvragen van bouw- en installatiewerk een in te vullen eenheidsprijzenlijst toe. Later optredend meer- en minderwerk kan dan via die eenheidsprijzen worden verrekend. Zo’n lijst biedt je tegelijkertijd een handvat bij de beoordeling van een offerte.
   
   
7. Gedurende de calculatietijd van de leverancier(s)/installateur(s) kan de detail engineering verder met het maken van constructiepakketten. Zodra de gunning dan heeft plaatsgevonden, kan de betreffende leverancier(s)/installateur(s) meteen aan de slag met een volledig constructiepakket.
   
   
8. Mocht er tijdens de bouw toch iets van het bestek afwijken, voer die dan niet ‘op aanwijzing’ door, maar op basis van een ‘Nota van Wijziging’ die later wordt verrekend op grond van eenheidsprijzen. Een bouwtoezichthouder is immers niet altijd bekend met de achtergronden van een ontwerp. Dat betekent ook dat er wat ons betreft ‘nette’ revisietekeningen moeten komen met omschrijving van wat er verandert. Onze ervaring is namelijk dat als we een nette tekening maken, dat er ook netjes wordt gebouwd. En dat een tekening in klad wordt gevolgd door ‘bouwen als een kladje’.